Guide: Disse områdene bør du ha kontroll på som daglig leder i SMB

Hvorfor har vi skrevet denne guiden?

Alt kan måles, men for mye informasjon er likevel nettopp det: for mye. Når mengden av informasjon er høy og tiden knapp, er det en utfordring å følge med på et bredt spekter av områder og nøkkeltall. Derfor har vi plukket ut noen områder vi mener du bør følge ekstra godt med på.

Hvem er denne miniguiden for?

Guiden er spesielt relevant for daglige ledere i SMB som ønsker bedre kontroll på nøkkeltall og kjerneoppgaver i driften. Hvis du har vurdert å bruke smarte verktøy for å få innsikt i kunder, medarbeidere og økonomi, men er usikker på hvordan du skal gå frem, er denne guiden for deg.

Hva gjør du etter du har lest guiden?

For deg som er nysgjerrig og ønsker å utforske tematikken videre på egenhånd, har vi samlet en knippe ressurser og verktøy helt nederst i denne guiden. Hvis du trenger mer hjelp eller støtte er det bare å ta kontakt med oss. Vi tar gjerne en prat om din bedrift og dine behov uten at det koster deg noe

Kundetilfredshet – Hvor fornøyde er kundene dine?

Hvorfor – Det er mer lønnsomt å beholde og utvikle eksisterende kunderelasjoner enn å jage nye. Klarer du å måle kundetilfredsheten, står du mye bedre stilt til å vite om kunden er fornøyd eller i ferd med å avslutte forholdet. Det beste er å måle tilfredsheten over tid, slik at du lett kan plukke opp svingninger i tilbakemeldingene. Det gir deg en sjanse til å være proaktiv og gjøre endringer tidlig, slik at du unngår å miste verdifulle kunder.

Hvordan – Bruk elektroniske undersøkelser! Vi anbefaler å holde undersøkelsen enkel, gjerne slik at kunden kan vurdere noen få kriterier på en skala. Be om tilbakemelding så ofte du tenker er hensiktsmessig, men gjør det til gitte intervaller (slik at mottakeren opplever en slags regelmessighet).

Uteblir responsen? Husk å ha en klar prosess klar for oppfølginger, enten via e-post eller SMS.

Tips: Unngå å spamme eller plage kundene. Dette skal være lystbetont og enkelt å være med på, ellers uteblir responsen.

Medarbeidertilfredshet

Hvorfor – De ansatte er bedriften, og skal du være konkurransedyktig må du ikke bare hente inn de beste folka – du må beholde og videreutvikle dem også. Ja, du vil miste talenter fra tid til annen, men det er god butikk å unngå oppsigelser så godt det lar seg gjøre.

Måling av tilfredsheten er i seg selv et viktig steg i rett retning for å skape en bedre arbeidsplass. Medarbeiderne opplever at du ønsker å ta imot innspill, og det kan styrke tilliten og trivselen på arbeidsplassen.

Hvordan – Vi anbefaler å bruke digitale verktøy hvor medarbeiderne kan svare anonymt. De beste verktøyene tillater deg å hente ut strukturert og forståelig informasjon, og det sparer deg for mye tid i etterarbeidet.

I Value bruker vi det nettbaserte systemet Peakon som sender ut digitale undersøkelser til medarbeiderne månedlig. Undersøkelsen kombinerer strukturerte spørsmål med mulighet for utdypning og åpne tilbakemeldinger, og gjør det enkelt for oss å trekke ut innsikt og jobbe med forbedringstiltak.

Det finnes også en rekke andre verktøy tilpasset alt fra små team til store organisasjner. Hvis du trenger bistand til å matche dine behov med riktig verktøy eller komme i gang med undersøkelser i din bedrift kan våre erfarne HR-rådgivere bistå deg.

Dette ønsker medarbeiderne å gi tilbakemelding på

Skaper du en kultur hvor det er trygt å gi innspill, er sjansen stor for at du får ærlige og konstruktive tilbakemeldinger. Du kan få tilbakemeldinger på alt fra selskapets strategiske retning til i hvilken grad de ansatte opplever meningsfrihet, anerkjennelse, personlig utvikling og støtte fra ledelsen.

Sykefravær

Hvorfor – Alle arbeidsgivere er lovpålagt å føre statistikk over sykefraværet i virksomheten, men du bør ikke bare måle fraværet av ren plikt. Du er faktisk tjent med å ha et bevisst forhold til sykefraværet.

Et høyt sykefravær tyder ofte på at noe er galt. Det kan være alt fra for høyt arbeidspress til usunn kultur. Kommer du til bunns i de underliggende årsakene, er mye av jobben gjort. Når du vet hva problemet er, kan du begynne å ta tak i det.

Hvordan – Et viktig premiss for å lykkes er å få med deg de ansatte. Tilbakemeldingene fra medarbeiderundersøkelsen (se punkt over) gir ofte en indikasjon på hvordan du bør tilnærme deg problemstillingen. Med andre ord bør du prioritere faktorer som er viktige for medarbeiderne. Kommuniser tydelig at selskapet jobber med å utbedre disse områdene, slik at du får med de ansatte på snuoperasjonen.

Unngå også forhastede konklusjoner. Du må kjenne symptomene før du skriver ut medisinen, hvis ikke kan du forsterke problemene heller enn å løse dem.

Budsjettering

Hvorfor – Hvis du ønsker forståelse for hva som driver resultatene, eller trenger trygghet for at planene som er lagt for året er gjennomførbare, er et budsjett en svært god idé. Et godt budsjett vil både vise hva som er kritisk for å nå økonomiske måltall og hvilke grep som er mulige å gjennomføre kommende år. Hvis du er usikker på nytteverdien av et budsjett, kan du i alle fall betrygge deg med at selve arbeidet med å sette opp kalkylene kan skape konstruktive og gode diskusjoner rundt selskapets økonomi.

Hvordan – Det viktigste fundamentet for et godt budsjett er en forståelse for hva som er avgjørende for økonomien i selskapet. Budsjettet bør også henge sammen med strategien og fremtidsplanene. Planlegger du mange nyansettelser? Bygge om lageret? Gjennomføre store løft i kompetanse og opplæring? Går dere gjennom inntekter og kostnader knyttet til disse planene, skaper det en forventningsavklaring for året; hva kan dere faktisk få til? Gjennom en slik diskusjon kan dere se om strategien og økonomien henger sammen, og om retningen selskapet har staket ut faktisk er realistisk.

Les mer: Slik får du bedre forståelse av økonomien med budsjettering.

Likviditet

Hvorfor – Likviditeten forteller noe om selskapets økonomiske handlingsrom. Klarer du ikke betale løpende utgifter som regninger, lønn og uforutsette kostnader, sier det seg selv at det blir utfordrende å lede (og vokse) fra dag til dag.

Hvordan – Det er flere veier til bedre likviditet, men det alle kan og bør gjøre er å etablere gode rutiner for fakturering, purring og innkreving av penger. Får du betalt til rett tid blir økonomien mer robust, og du kan planlegge bedre for fremtiden.

Hvis du ønsker å ta i bruk verktøy eller hjelpemidler, anbefaler vi heller at du får hjelp til purring og inkasso. Slike tjenester koster noen kroner, men til gjengjeld får du pengene på konto og mindre administrativt arbeid. Hvis du forventer store svingninger og er usikker på om du vil ha penger i kassa gjennom året, kan du vurdere et likviditetsbudsjett. Budsjettering av likviditet kan være en krevende øvelse, så du bør vurdere å få litt ekstern hjelp hvis du er usikker.

Les mer: 4 faktureringstips som sikrer bedre likviditet.

Nyttige verktøy og tilbydere

For å måle medarbeidertilfredshet

Peakon – Et av verdens største (og beste) verktøy for å måle medarbeidertilfredshet. I likhet med mange andre norske selskaper sverger vi til Peakon.
OfficeVibe – Også et veldig populært verktøy. Mange oppfatter OfficeVibe som enklere enn Peakon, og derfor kan det passe spesielt godt til SMB eller oppstartsbedrifter.
EasyQuest – Et norsk alternativ, for de som foretrekker det. Har en rekke funksjoner og kommer også som gratisversjon.

For å måle kundetilfredshet

Under finner du en rekke internasjonale alternativer med relativt lik funksjonalitet. Vi anbefaler å teste de ulike løsningene i en gitt periode før du bestemmer deg. Sjekk også om verktøyene er kompatible med andre verktøy eller systemer som du bruker.